1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Deutschland2. Aufruf der Website und Hosting
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Hierzu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und Zugriffsstatus gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website sowie der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3. Kundenkonto
Bei Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmelde- und Sitzungsdaten. Dies dient der Einrichtung und Verwaltung des freiwilligen Kundenkontos sowie der Bereitstellung gespeicherter Entwürfe, Adressen und Auftragshistorien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Protokolle können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden.
Im Profilbereich können Kunden ihre Daten berichtigen, eine neue E-Mail-Adresse durch einen Einmalcode bestätigen, ihr Passwort ändern und ihr Kundenkonto schließen. Bei der Kontoschließung werden Entwürfe, Adressbuch, Sitzungen und nicht mehr benötigte Profildaten gelöscht oder anonymisiert. Eine Löschung kann vorübergehend gesperrt sein, solange noch ein Auftrag bearbeitet wird oder eine aktive Inhaberverantwortung für ein Geschäftskonto besteht.
Firmeninhaber können die Kündigung eines Geschäftskontos selbst vormerken. Dadurch werden neue Firmenaufträge sofort gesperrt; offene Aufträge, Freigaben und Abrechnungen werden geordnet abgeschlossen. Das Firmenkonto und nicht mehr benötigte Firmendaten werden anschließend geschlossen bzw. gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
4. Briefentwürfe, Adressbuch und Aufträge
Für die gewünschte Leistung verarbeiten wir Absender- und Empfängeranschriften, Kontaktdaten, Betreff, Briefinhalt, Versandart, Preis, Auftragsstatus und gegebenenfalls Sendungsnummer. Briefinhalte und sensible Auftragsfelder werden im Anwendungsspeicher verschlüsselt abgelegt. Hochgeladene PDF-Dateien werden auf aktive oder schädliche Inhalte geprüft. Ist ein externer Schadcodeprüfer konfiguriert, werden die dafür erforderlichen Dateidaten an den eingetragenen Auftragsverarbeiter übermittelt. Die Straßen- und Ortsprüfung erfolgt dagegen im eigenen BriefX-System anhand eines lokal importierten Verzeichnisses; die eingegebene Anschrift wird dafür nicht an einen externen Adressdienst übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Kunden dürfen nur solche personenbezogenen Daten Dritter in Briefen oder Anschriften angeben, die sie für den jeweiligen Versand rechtmäßig verwenden dürfen.
5. Lokaler BriefX-Briefassistent
Wenn Sie den freiwilligen Briefassistenten starten, verarbeitet BriefX Ihre Aufgabenbeschreibung sowie bei einer Überarbeitung den aktuellen Betreff und Brieftext ausschließlich innerhalb des eigenen Anwendungssystems. Diese Inhalte werden nicht an einen externen KI-Anbieter übermittelt. Im Nutzungsprotokoll speichert BriefX nur Zeitpunkt, gewählte Funktion, Status sowie den Konto- oder Firmenbezug, nicht jedoch Aufgabenbeschreibung, Brieftext oder Entwurf. Der erzeugte Text wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Übernahme in den Editor eingesetzt und muss von Ihnen auf Richtigkeit, Fristen, Beträge und rechtliche Aussagen geprüft werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur gewünschten Entwurfserstellung erfolgt.
6. Zahlung und Versand
Zur Herstellung, Frankierung, Einlieferung und Zustellung werden die erforderlichen Auftrags- und Adressdaten an die beteiligten Versandpartner übermittelt: Deutsche Post. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. E-Mail-Kommunikation
Bei Kontaktaufnahme und für transaktionsbezogene Nachrichten verarbeiten wir Absenderadresse, Empfängeradresse, Zeitpunkt und Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
8. Cookies und Analyse
BriefX verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheits-Cookies, damit Anmeldung, Warenkorb-/Bestellablauf und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen funktionieren. Diese Cookies sind für den ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich. Eine Analyse oder Werbung darf erst nach wirksamer Einwilligung aktiviert werden.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, die Sicherheit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Schließung eines Kontos beendet deshalb den Zugang und entfernt frei löschbare Kontodaten, führt aber nicht zur vorzeitigen Löschung aufbewahrungspflichtiger Rechnungs-, Buchungs-, Zahlungs- oder Geschäftsunterlagen. Diese Daten werden in ihrer Nutzung auf den jeweiligen Nachweis- und Aufbewahrungszweck beschränkt.
10. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Empfänger können Hosting-, E-Mail-, Zahlungs- und Versanddienstleister, IT-Betreuer sowie Behörden oder Berater bei gesetzlicher Verpflichtung sein. Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
11. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
12. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Die für Konto, Bestellung, Zahlung und Versand als erforderlich gekennzeichneten Daten werden für die jeweilige Leistung benötigt. Ohne sie kann die Leistung nicht erbracht werden. Der lokale Briefassistent ist freiwillig. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.